THE BEST RUN BUSINESSES RUN SAP

Résumé

Société
• Nom : Clariant International AG
• Lieu : Muttenz, Suisse
• Secteur : chimie
• Produits et services : chimie spécialisée
• Chiffre d'affaires : 8,5 milliards de FS (5,6 milliards d'euros)
• Salariés : environ 20 000
• Site internet : www.clariant.com
• Partenaires d'implémentation : SAP Consulting et TechniData AG

Défis et perspectives
• Se préparer à enregistrer quelques milliers de substances conformément à la directive européenne Registration, Evaluation, Authorization and Restrictions of Chemicals (REACH).
• Accéder aux informations chimiques dispersées dans plusieurs systèmes et bases de données
• Mettre au point une solution pour respecter toutes les conditions de régulation
• Coordonner la collecte des données et les opérations d'enregistrement sur des centaines de sites
• Garantir l'interaction avec d'autres organisations censées enregistrer des substances équivalentes

Objectifs
• Développer une solution unique et intégrée pour faciliter l'enregistrement REACH
• Tirer parti des investissements technologiques existants
• Profiter des compétences internes existantes
• S'assurer que la solution soit aisément utilisable avec une formation minimale

Solutions et services SAP
• SAP ERP
• SAP Environment, Health, and Safety Management application
• SAP Product Lifecycle Management
• Collaboration Projects
• SAP NetWeaver Portal

Les points forts de l'implémentation
• Réutilisation de données déjà présentes dans d'autres applications SAP
• Mise à disposition du logiciel dans plus de 100 sites
• Modifications du logiciel pour respecter les contraintes professionnelles
• Capitalisation sur les compétences existantes et la connaissance de l'application, réduction des besoins de formation et accroissement du taux d'acceptation par les utilisateurs

Pourquoi SAP ?
• Logiciel SAP déjà connu en interne
• Grand nombre de données capitales déjà présentes dans le logiciel SAP
• Préférence marquée pour une plateforme unique au sein de Clariant

Bénéfices
• Possibilité de mise en conformité avec la directive européenne dans les délais
• Capacité de gérer des projets complexes de collecte d'informations pour toutes les substances pré-enregistrées
• Mise à disposition d'une assistance pour respecter toutes les conditions de gestion de projets
• Pose des premiers jalons d'un important travail d'audit relatif aux activités d'enregistrement

En 2007, l'Union européenne (UE) publie une directive obligeant les entreprises à enregistrer les substances chimiques, existantes ou en préparation, qu'elles produisent ou importent. La directive Registration, Evaluation, Authorization and Restrictions of Chemicals (REACH) oblige les entreprises à fournir des informations telles que le numéro Chemical Abstracts Service (CAS) de la substance ou ses propriétés physico-chimiques, toxicologiques et ecotoxicologiques. La directive fixe un délai strict, et les sociétés qui n'auront pas procédé à l'enregistrement de toutes les substances d'ici là ne pourront pas produire, importer et commercialiser au sein de l'Union européenne les substances non répertoriées.
Pour une entreprise chimique, collecter toutes les informations requises pour l'enregistrement représente un véritable défi, même si le nombre de substances est restreint. Or, chez Clariant International AG (Muttenz, Suisse), le nombre de substances n'est pas vraiment restreint. Clariant a déjà identifié environ mille substances à enregistrer pour la directive REACH. Afin de faciliter le processus de préparation des éléments pour l'enregistrement, Clariant s'est tournée vers le logiciel de SAP.

Relever les défis de REACH
Clariant est une entreprise de pointe dans le domaine de la chimie spécialisée. Elle comporte quatre divisions, chacune étant centrée sur une activité précise :
• Textiles, cuir et produits pour la papeterie
• Pigments et additifs
• Produits fonctionnels (produits pour l'industrie pétrolière et matières premières de haute qualité pour les détergents et les cosmétiques)
• Mélanges-maîtres (concentrés de pigments et d'additifs, et composés techniques pour l'industrie du plastique)

Clariant est aussi l'une des plus vieilles industries chimiques d'Europe. Son histoire remonte à la moitié du XIXe siècle. Aujourd'hui, Clariant se compose de plus de 100 sociétés œuvrant sur cinq continents, pour un total d'environ 20 000 collaborateurs.

Si la position de leader de Clariant est reconnue sur le marché, sa taille et son histoire impliquent un véritable défi pour la mise en conformité avec REACH. Pour de nombreuses substances, les informations requises par l'UE existent déjà au sein de l'entreprise. Par exemple, dans la plupart des cas, les informations relatives aux propriétés physico-chimiques, toxicologiques et ecotoxicologiques d'une substance sont déjà présentes dans une base de données reliées au logiciel SAP Environment, Health and Safety Management (SAP EHS management). D'autres informations, comme les volumes des substances ou les matériaux dans lesquels elles seront utilisées, sont enregistrées dans une base de données liée au logiciel SAP ERP de la société. Cependant, pour certaines substances dont la formulation date de plusieurs années, les informations en ligne sont rares. Enfin, pour les substances formulées il y a plusieurs décennies, les données ecotoxicologiques peuvent tout simplement être manquantes.

Au vu de tout cela, la tâche de Clariant s'avère extrêmement complexe. Pour respecter le règlement REACH, l'entreprise doit collecter des éléments d'information disparates concernant des milliers de substances, et doit préparer ces informations en vue de les soumettre à la European Chemicals Agency (ECHA). Par ailleurs, elle doit aussi identifier des substances pour lesquelles elle manque d'informations, et ensuite déterminer comment obtenir ces informations. Dans certains cas, cela implique de nouveaux tests environnementaux et sur les animaux. Dans d'autres cas, il s'agit de communiquer avec d'autres producteurs sur les Forums d'Echange d'Informations sur les Substances (FEIS). Grâce à un FEIS, les entreprises qui fabriquent ou importent les mêmes substances évitent de doubler des opérations coûteuses et réunissent des informations que tous les membres du FEIS peuvent utiliser pour se mettre en conformité avec REACH.

Développer la bonne solution
L'Union européenne dispose d'un logiciel dédié à l'enregistrement REACH – International Uniform Chemical Information Database (IUCLID), mais il s'agit essentiellement d'une grande base de données, avec un format commun pour soumettre et collecter des informations. Dès le début de la mise en conformité REACH, Clariant savait qu'il faudrait une solution aisément compréhensible pour soutenir les efforts de consolidation des données consentis par l'entreprise avant même de commencer à enregistrer des substances.

Clariant a démarré un projet pour clarifier les besoins et définir le type de logiciel nécessaire dans le cadre du processus d'enregistrement REACH.

Dès le début, il était évident qu'il faudrait un portail permettant de combiner toutes les informations présentes dans plusieurs applications et base de données, y compris les applications SAP de l'entreprise, dans le système de gestion des documents, et dans IUCLID.

Viola Meisterling, qui dirige l'équipe chargée de la mise en conformité avec REACH, a proposé l'approche suivante : "Pourquoi ne pas développer juste une solution avec les logiciels de SAP ? Clariant a les capacités en interne d'édifier et d'entretenir un environnement aussi complexe, et la plupart des informations nécessaires pour l'enregistrement sont déjà disponibles dans nos applications SAP. Pour l'enregistrement, nous avons besoin de données sur les substances, et la plupart de ces données résident déjà dans notre applications SAP EHS Management. Nous avons besoin d'un système de gestion de projet ? Utilisons l'application Collaboration Projects. Nous avons aussi besoin de données présentes dans notre application SAP ERP, comme les détails sur les matières, les structures organisationnelles, les entités légales, les quantités produites et les quantités importées. Dans tous ces domaines, nous utilisons déjà des logiciels SAP. Alors, pourquoi ne pas adopter une solution SAP qui englobe le tout ?"

Cette logique a prévalu, et l'équipe de Viola Meisterling s'est mise au travail en étroite collaboration avec l'équipe Product Safety Database Systems de Clariant, dirigée par Heinrich Passing, ainsi que SAP Consulting et le partenaire de développement TechniData AG. Objectif : créer une solution intégrée devant permettre à Clariant de respecter ses obligations pour l'enregistrement REACH et de continuer à vendre ses produits. 30 personnes ont été impliquées dans ce projet.

Gérer le processus d'enregistrement REACH
Clariant, SAP Consulting et TechniData ont conçu la fonctionnalité de mise en conformité REACH qui pourrait devenir un élément standard de l'application SAP EHS Management. Le logiciel interagit avec d'autres applications SAP, y compris SAP ERP, l'application Collaboration Projets (cProjects) et la fonctionnalité de gestion de projet présente dans l'application SAP Product Lifecycle Management. Elle est également accessible aux utilisateurs via le portail SAP NetWeaver.

"Ce programme a été conçu pour prendre en charge la totalité du processus d'enregistrement", explique Heinrich Passing. "Nous avons fait l'inventaire de toutes les substances que nous avons l'intention d'enregistrer, et nous avons déterminé le moment où chaque substance doit être enregistrée (car les délais d'enregistrement diffèrent d'une substance à l'autre). Maintenant, dans le cadre du logiciel, nous pouvons créer un package d'enregistrement pour chaque substance et confier aux différentes entités légales et divisions de Clariant la tâche de compléter ce package d'enregistrement."

Cette tâche peut être complexe. Par conséquent, la solution interagit avec la fonctionnalité de gestion de projet de cProjects pour traiter chaque package comme un projet individuel.

Les chefs de projet peuvent alors confier à d'autres individus ou groupes des tâches individuelles au sein de la démarche globale. Une personne peut être chargée de collecter les informations sur les caractéristiques écotoxicologiques dans le département écotoxicologie de Clariant, tandis qu'une autre sera responsable de relever les propriétés physiques et chimiques auprès d'un groupe de recherche et de développement.

Tout en collectant les informations requises, ces personnes peuvent introduire les données dans le programme. Les chefs de projet peuvent, à tout moment, voir quelles sont les tâches accomplies pour tel ou tel package, et lesquelles sont encore inachevées.

"Pour l'enregistrement, nous avons besoin de données sur les substances, et la plupart de ces données résident déjà dans notre applications SAP EHS Management. Nous avons besoin d'un système de gestion de projet ? Utilisons l'application Collaboration Projects. Nous avons aussi besoin de données présentes dans notre application SAP ERP … Nous utilisons déjà des logiciels SAP. Alors, pourquoi ne pas adopter une solution SAP qui englobe le tout ?"
Viola Meisterling, Responsable des équipes Process, Clariant Business Services Sarl

"Le résultat de tout le travail de développement, c'est qu'avec une seule application, nous détenons toutes les informations nécessaires pour mener à bien le processus d'enregistrement. C'est crucial car, en tant que fabricant de produits chimiques spécialisés, Clariant est une structure plutôt complexe… Avoir une seule application nous permet d'avoir une vue globale, avec toute la transparence nécessaire sur la totalité du processus."
Viola Meisterling, Responsable des équipes Process, Clariant Business Services Sarl

Les product safety managers peuvent savoir aisément quels sont les packages complets et lesquels sont encore en cours d'achèvement. Au bout du compte, Clariant est en mesure de suivre pas à pas l'évolution du travail sur chaque package.

Viser la conformité et au-delà
"Le résultat de tout le travail de développement, c'est qu'avec une seule application, nous détenons toutes les informations nécessaires pour mener à bien le processus d'enregistrement", affirme Viola Meisterling. "C'est crucial car, en tant que fabricant de produits chimiques spécialisés, Clariant est une structure plutôt complexe. Nous avons de nombreuses entités légales dans différents pays européens et Etats de l'Espace Economique Européen, avec des filiales hors UE, mais qui sont concernées par REACH car elles exportent dans l'UE. Cela représente un grand nombre de substances à enregistrer. Avoir une seule application nous permet d'avoir une vue globale, avec toute la transparence nécessaire sur la totalité du processus."

Cette transparence est aussi capitale pour l'historique. Même si plus de 150 collaborateurs de Clariant peuvent ajouter ou modifier des informations, l'entreprise garde toujours une trace des ces actions. A la moindre question, Clariant peut déterminer rapidement qui est en mesure de répondre.
v Grâce à cet historique, à la fonctionnalité de gestion de projet aisément compréhensible et à la capacité de réunir des informations depuis des applications SAP et non SAP, le logiciel d'enregistrement REACH créé par SAP, TechniData et Clariant fait toute la différence. "Clariant n'aurait pas pu atteindre ses objectifs REACH sans ce logiciel", confie Viola Meisterling. "C'est aussi simple que ça."

"Ce programme a été conçu pour prendre en charge la totalité du processus d'enregistrement. Nous avons fait l'inventaire de toutes les substances que nous avons l'intention d'enregistrer… Maintenant, dans le cadre du logiciel, nous pouvons créer un package d'enregistrement pour chaque substance et confier aux différentes entités légales et divisions de Clariant la tâche de compléter ce package d'enregistrement."
Heinrich Passing, Responsable Product Safety Database Systems, Clariant